Einrichtungscheckliste
Damit nach der Einrichtung nichts vergessen geht
- ▢ Organisationseinstellungen überprüfen
- ▢ Mietkategorien hinzufügen
- ▢ Tarife hinzufügen
- ▢ Zusätzliche Angaben hinzufügen
- ▢ allenfalls Funktionäre und Verantwortlichkeiten hinzufügen
- ▢ Vertrags-, Rechnungs-, und Mailvorlagen anpassen
- ▢ Individuelle Gültigkeitsprüfungen einrichten
- ▢ Bestehenden Buchungen importieren
- ▢ Kalender auf der eigenen Webseite einbinden
Organisationseinstellungen überprüfen
Zuerst sollten die Organisationseinstellungen unter Einstellungen / Organisation überprüft und angepasst werden. Im einfachsten Fall müssen mindestens diese Felder ausgefüllt werden:
- Name
- Adresse
- Adresse des Rechnungskontos
Mietkategorien hinzufügen
Falls die Mietpreise auf unterschiedliche Kategorien verteilt sind, müssen alle Kategorien unter Einstellungen / Mietkategorien erfasst werden.
Mieter haben bei einer Reservationsanfrage jeweils die Möglichkeit, die Mietkategorie selbst zu deklarieren. Die Verwaltung sollte die Plausibilität dieser Angabe bei jeder Buchung überprüfen und allenfalls ändern, da die geltenden Tarife für jede Buchung von der gewählten Kategorie abgeleitet werden.
Tarife hinzufügen
Die Grundlage für die Rechungsstellung in HeimV bilden die «Tarife». Jeder mögliche Tarif muss unter Einstellungen / Tarife erfasst werden.
Die Tarife werden als flache Struktur abgebildet. Das bedeutet, das für jede einzelne Variante ein eigener Tarif erfasst werden muss.
Siehe Tarife
Zusätzliche Angaben hinzufügen
HeimV bietet die Möglichkeit «zusätzliche Angaben» vom oder zu dem Mietenden abzufragen oder speichern. Dazu können Felder unter Einstellungen / Zusätzliche Angaben erstellt werden.
Typische zusätzliche Angaben sind z.B.:
- IBAN für mögliche Rückzahlung
- Reinigung durch Vermietung gewünscht
- Anzahl Personen (z.B. Kinder)
- Fixleintücher gewünscht
Siehe zusätzliche Angaben
Funktionäre und Verantwortlichkeiten hinzufügen
Es sollten alle Personen, die im Prozess beteiligt sind, unter Einstellungen / Funktionäre erfasst werden. Diese Personen werden dann je nach Zuteilung über die Buchungen per E-Mail informiert.
Typische Rollen Verantwortlichkeiten z.B.:
- Hausübergabe
- Hausrücknahme
- Verrechnung
Vertrags-, Rechnungs-, und Mailvorlagen anpassen
Alle E-Mails, Verträge und Rechnungen, die HeimV erstellt und verschickt sind unter Einstellungen / Textvorlagen anpassbar. Unbenötigte Textvorlagen können ausgeschaltet werden. Alle verbleibenden Textvorlagen müssen durch die Verwaltung überprüft und ggf. angepasst werden
Siehe Textvorlagen.
Individuelle Gültigkeitsprüfungen einrichten
Reservationsanfragen können vor der Erstellung durch die Mieter noch mit verschiedenen Bedingungen überprüft werden, um den Buchungsprozess den Anforderungen anzupassen.
Häufige Gültigkeitsprüfungen sind z.B.:
- Länge der Mietdauer: z.B. Mietdauer muss mindestens 2 Stunden betragen
- Reservationsfenster: z.B. Kategorie «Fest» kann frühestens 2 Monate im Voraus gebucht werden
Siehe dazu Gültigkeitsprüfungen.
Bestehenden Buchungen importieren
Bestehende Buchungen sollten importiert werden, damit der Kalender vollständig und korrekt mit dem alten System übereinstimmt. Die Buchungen müssen dafür als CSV-Datei bereitgestellt werden (z.B. mit Excel) und können anschliessend über Buchungen / Neu / Import eingelesen werden.
Im Anschluss an den Import müssen alle Buchungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft werden.
Siehe Import.
Kalender auf der eigenen Webseite einbinden
Sind alle anderen Einstellungen gemacht und überprüft, kann der Kalender veröffentlicht und zugänglich gemacht werden, z.B. über das Pfadiheim-Verzeichnis oder die eigene Webseite.
Siehe Kalender einbinden.